Eine Abmahnung soll dazu dienen, den Arbeitnehmer seitens des Arbeitgebers für ein bestimmtes, nicht vertragsgerechtes Verhalten zu rügen. Dem Arbeitnehmer soll nach dem Zweck des Gesetzes dadurch die Möglichkeit gegeben werden, in Zukunft vertragsgemäß zu handeln (Hinweisfunktion) und ihn gleichzeitig warnen, dass ein erneuter Verstoß gegen arbeitsrechtliche Regelungen zu einer Kündigung führen kann (Warnfunktion). Mit wenigen Ausnahmen ist die Erteilung zumindest einer Abmahnung vor Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung erforderlich.
Damit eine Abmahnung wirksam ist, sind verschiedene Voraussetzungen erforderlich:
Zunächst einmal muss ein vertragswidriges Verhalten des Arbeitnehmers gegeben sein, dieses Fehlverhalten muss in der Abmahnung eindeutig geschildert und dargestellt sein, ebenso ist darzustellen, wie sich der abgemahnte Arbeitnehmer in Zukunft regelkonform zu verhalten hat und letztlich ist eine Kündigungsandrohung für den Fall der Wiederholung erforderlich. Die wirksame Erteilung einer Abmahnung setzt schließlich ein erhebliches Fehlverhalten des Arbeitnehmers voraus Liegt dies nicht vor und soll lediglich dem Arbeitnehmer sein Fehlverhalten vor Augen geführt werden, kann der Arbeitgeber auch zu milderen Mitteln, wie zum Beispiel einem Verweis oder einer Ermahnung greifen.
Nicht immer aber doch in zunehmender Zahl deutet der Ausspruch einer Abmahnung auch daraufhin, dass der Arbeitgeber bereits eine Kündigung ins Auge gefasst hat und nunmehr mit der Abmahnung entsprechende Maßnahmen trifft, um eine bereits geplante Kündigung in der Zukunft vorzubereiten, da diese eben ohne Abmahnung nahezu ausgeschlossen ist.
Grundsätzlich kann ein Arbeitnehmer bei einer zu Unrecht erteilten Abmahnung die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen, dies gilt auch dann, wenn eine Abmahnung die hierfür geltenden Voraussetzungen nicht erfüllt. In der Praxis wird es, so die Abmahnung unzutreffend ist, oft ausreichen dieser einfach zu widersprechen, ohne dann ein aufwendiges gegebenenfalls auch noch gerichtliches Verfahren zu führen, um die Entfernung aus der Personalakte zu erreichen.
Dies deswegen da die Wirksamkeit der Abmahnung in einem eventuell später folgenden Kündigungsschutzprozess ohnehin geprüft wird. In diesem Fall wird sich der Arbeitgeber zur Begründung der Wirksamkeit seiner ausgesprochenen Kündigung auch auf die bestrittene vorherige Abmahnung berufen und dann muss in diesem Verfahren ohnehin geklärt werden, ob die Abmahnung zutrifft oder nicht, sodass man sich dies, je nach Sachverhalt und Fall, bei Erteilung der Abmahnung sparen kann. Es empfiehlt sich aber zumindest der Abmahnung zu widersprechen und die Entfernung aus der Personalakte zu verlangen.